3 tips voor groslijsten bij kleinere gemeenten
Kleinere gemeenten worstelen net als grotere gemeenten met de motivatieplicht voor de selectie van aannemersbedrijven voor enkel- en meervoudig onderhandse opdrachten.
De aanbestedingswet verplicht aanbesteders immers om de selectie van bedrijven te doen op objectieve gronden. Aanbesteders zijn verplicht om op verzoek van een ondernemer op basis van diezelfde objectieve criteria te motiveren waarom een bepaald bedrijf is geselecteerd. Veel grotere aanbesteders hebben inmiddels een selectie-systematiek ontwikkeld, maar hoe doe je dat nu als kleinere gemeente?
Tip 1: Beperk het aantal partijen op de voorkeurslijst
Het eerste advies dat ik je geef is om het aantal partijen op de voorkeurslijst te beperken. Het heeft namelijk geen enkele zin om, wanneer je 4 asfaltwerken per jaar hebt, een groslijst te hanteren van 15 asfaltaannemers. De meeste overheden willen regelmatig zaken doen met een beperkt aantal goed presterende bedrijven. Geef dus het maximum aantal partijen aan die op een voorkeurslijst mogen staan.
Tip 2: Meld het bestaan van jullie groslijst niet op Tenderned / Aanbestedingskalender
Het zal niet de eerste keer zijn dat het team van de gemeente apetrots is op zijn net ontwikkelde groslijst-systematiek en vanuit het oogpunt van maximale transparantie deze maar op Tenderned zet en vervolgens 100 aanmeldingen krijgt. Niet nodig en niet handig voor zowel marktpartijen als voor jullie als overheid.
Het is wel aanbevelenswaardig om op de website van de gemeente duidelijk te maken hoe bedrijven hun interesse kenbaar kunnen maken voor onderhandse opdrachten én hoe het uitnodigingsbeleid voor onderhandse opdrachten bij jullie werkt. Wij automatiseren het verwerken van aanmeldingen, zodat je daar weinig werk aan hebt.
Tip 3: Kijk of je aan kunt haken bij een buurgemeente
Ik weet het, de eerste reactie is vaak dat mensen dat niet willen. Gemeenten zijn veelal bang om hun autonomie kwijt te raken. Toch heeft dit heel veel voordelen waarbij je prima zelf kunt blijven beslissen hoe je de selectie van bedrijven doet. Een mooi voorbeeld hiervan is is de regio Drechtsteden. Dit zijn 7 dorpen/steden die met elkaar gegevens van aannemers, zoals geleverde prestaties, referenties en certificaten uitwisselen. Ook hanteren deze gemeenten dezelfde groslijst-systematiek voor onderhandse opdrachten. Dit scheelt voor zowel markt als overheid veel werk.