Steeds meer overheden overwegen om raamovereenkomsten onder te brengen in groslijsten, zeker voor grotere gemeenten of bij ingenieursdiensten zijn dat interessante opties.
Ten opzichten van raamovereenkomsten zijn er 3 belangrijke voordelen van het gebruik van groslijsten.
Het eerste en belangrijkste voordeel is dat een groslijst veel flexibeler is dan een raamovereenkomst. De inhoud van de raamovereenkomst kun je gedurende de looptijd (vaak wel 4 jaar) niet wijzigen, een groslijst-systematiek kun je feitelijk op ieder moment aanpassen. Zeker bij een groslijst voor ingenieursdiensten komt dat regelmatig voor.
Het tweede voordeel van een groslijst boven een raamovereenkomst is dat gedurende de looptijd partijen toegevoegd kunnen worden aan de raamovereenkomst én er ook weer vanaf kunnen. Bij een raamovereenkomst is dat praktisch niet mogelijk.
Een derde voordeel van een groslijst is dat je de ervaringen en gemeten prestaties die je daarbinnen opbouwt niet na 4 jaar weg hoeft te gooien, een groslijst-systematiek kun je in aangepaste vorm gewoon doorzetten.
Betekent dat dan het einde van de raamovereenkomst? Nee hoor, voor repeterende werkzaamheden die een vrij standaard karakter hebben zijn raamovereenkomsten ideaal. Bekende voorbeelden zijn raamovereenkomsten voor onderhoud aan elementenverharding en raamovereenkomsten voor het verhelpen van storingen van VRI’s. Het mooie van een raamovereenkomst is dat je al een lijst met prijzen hebt voor bepaald type werkzaamheden. Dat is heel efficiënt. Het nadeel van een raamovereenkomst is dat je dan wel voor langere tijd vastzit aan dat bedrijf. Wanneer het bedrijf onverhoopt slecht blijkt te presteren is dat voor overheden heel lastig, omdat je voor vervolgopdrachten die binnen de reikwijdte van de raamovereenkomst vallen, gehouden bent met dat bedrijf zaken te doen. Dit probleem kan deels opgelost worden door een raamovereenkomst af te sluiten met meerdere partijen. De hoeveelheid te verstrekken opdrachten moet dan wel groot genoeg zijn omdat anders het voordeel van een raamovereenkomst weer afneemt.
Zijn raamovereenkomsten en groslijsten de enige manieren om bedrijven te selecteren voor onderhandse opdrachten?
Groslijsten en raamovereenkomsten gebruik je alleen wanneer er een mate van herhaling zit in het type opdrachten. Wanneer opdrachten een eenmalig of laagfrequent karakter hebben, bijvoorbeeld 3 opdrachten per jaar, waarom zou je dan energie steken in een groslijst? Het werken met groslijsten is grotendeels een efficiëntievraagstuk. Wat is efficiënter, 3 keer een marktverkenning doen met een onderbouwing van de selectie, of het optuigen en onderhouden van een groslijst-systematiek? Ik denk het eerste.
De Gids Proportionaliteit vraagt aan de aanbesteders om hun selectie te kunnen motiveren, dat kan ook op basis van een marktverkenning. Daarnaast moet de keuze voor de aanbestedingsprocedure, en zo ook de keuze om groslijsten te hanteren, proportioneel zijn. De inspanningen moeten in verhouding staan tot het voordeel dat men er van heeft.
