5 valkuilen bij het ontwikkelen en implementeren van groslijsten

Bij het ontwikkelen en implementeren van groslijsten worden vaak dezelfde fouten gemaakt. In dit artikel staan de 5 belangrijkste met een concrete tip om het te voorkomen.

Valkuil 1: Starten met te veel groslijsten

Groslijsten bestonden eigenlijk al voor de Aanbestedingswet 2012. Toch heeft het gebruik van groslijsten als manier om de selectie voor onderhandse opdrachten transparant en objectief te doen de laatste jaren een grote vlucht genomen. Mijn inschatting is dat meer dan 80 % van de overheden momenteel een groslijst-systematiek overweegt of die al heeft.

In de praktijk zien we dat sommige gemeenten voor van alles en nog wat groslijsten hanteren. Zo hanteren de Achterhoekse gemeenten een gezamenlijke systematiek. Ze hebben zelfs groslijsten voor de aanleg van VRI’s en het begrazen met schapen. Dat is natuurlijk niet verboden, maar zo veel aanbestedingen voor VRI’s hebben die kleine gemeenten niet en een aanbesteding voor het begrazen met schapen komt ook niet meerdere keren per jaar voor.

Pas voor opdrachten die zo beperkt voorkomen geen groslijsten toe. Er wordt immers van marktpartijen ook een inspanning gevergd om zich aan te melden voor de betreffende groslijst en om de referenties, certificaten, enzovoort te overleggen.

Een andere reden om niet met te veel groslijsten te starten, is dat de implementatie een stuk eenvoudiger is wanneer je nog niet de complete gemeente of provincie achter je hoeft te hebben. De ingenieursdiensten in een groslijst onderbrengen? Reuze interessant, maar begin met de bulk van het werk, straatwerk, asfalt, riolering en eventueel groen. Het mooie van een groslijstsystematiek is dat je hem vrij gemakkelijk kunt aanpassen. Na een jaar een aantal disciplines toevoegen is dan ook een kleine moeite.

Tip 1: Zorg dat het gebruik van groslijsten proportioneel is. Heb je minder dan 3 aanbestedingen van een bepaald type per jaar? Pas dan voor die opdrachten geen groslijsten toe.

Valkuil 2: Te veel rekenkracht, te weinig denkkracht

Ik houd er zelf ook van: lekker creatief kijken hoe we met slimme mechanismen bedrijven kunnen laten concurreren op kwaliteit en klanttevredenheid met zo min mogelijk inspanningen voor markt en overheid. Toch zie je dat de groslijst-systematiek die eenvoudig van opzet is het het langst volhoudt.

Een voorbeeld van een selectie-systematiek waarbij de persoonlijke kennis en ervaring van de ambtenaren te veel wordt uitgeschakeld, was van een wat grotere gemeente in het midden van ons land. Die liet alle bedrijven in Nederland toe om zich aan te melden voor meervoudig onderhandse opdrachten. Vervolgens werd met een gewogen loting op basis van Past Performance de selectie gedaan. De kans op inloten werd daarbij beïnvloedt met een X^5 relatie.

Zo’n systematiek lijkt een heel intelligente methode, maar kent ook flinke nadelen. Zo is het lastiger om de echte expert uit de markt te halen. En ook niet alle bedrijven zullen begrijpen wat er nu feitelijk gebeurt: de wiskundelessen zakken na een aantal jaren toch wat weg en een X^5 relatie is niet voor iedereen gesneden koek. Inmiddels heeft deze gemeente op herhaaldelijk verzoek van marktpartijen zijn systematiek bijgesteld.

Nu moet ik eerlijk toegeven dat ik bij sommige klanten ook een gewogen loting toepas. Wanneer je daar voor kiest, vind ik dat daar op z’n minst bij hoort dat er minimaal 1 bedrijf van de 3, en 2 van de 5 geselecteerd worden door een handmatige keuze. De meeste beheerders of projectleiders bij gemeenten, waterschappen en provincies weten tenslotte prima wie er bij uitstek geschikt is voor een werk en kunnen dat ook goed motiveren. Zo voorkom je ook dat bedrijven die herhaaldelijk ‘pech’ hebben bij de loting onterecht minder kansen krijgen. Daarnaast kun je door de handmatige selectie vaak de beste match maken tussen de opdracht en het bedrijf.

Tip 2: Gebruik de in uw organisatie aanwezige kennis en ervaring. Werk daarbij met een zo eenvoudig mogelijke groslijst-systematiek. Dat geeft intern en extern de meeste duidelijkheid.

Valkuil 3: Selectie en Past Performance is onvoldoende gekoppeld

De motiveringsplicht uit de Aanbestedingswet en de frustratie van overheidsopdrachtgevers over het ontbreken van klantgerichtheid bij veel aannemers hebben ervoor gezorgd dat steeds meer overheden prestatiemeten of Past Performance toepassen. Ik beveel dat iedereen van harte aan. Toen ik nog projectleider was van de asfaltreconstructies bij de gemeente Ede ben ik daar op mijn eigen projecten mee begonnen en de resultaten zijn fantastisch. Prestatiemeten stuurt nog veel meer dan EMVI dat doet op het daadwerkelijke resultaat dat gedurende het werk wordt geleverd en het kost bijzonder weinig tijd.

Vaak hoor ik bij gemeenten dat ze eerst een ‘overgangsjaar’ willen waarin ze Past Performance informatie gaan opbouwen. Ik ben daar geen voorstander van. Juist wanneer je Past Performance direct inzet vanaf de inwerkingtreding van de groslijst-systematiek zie je dat er urgentie ontstaat om de prestaties ook echt te gaan meten. Gemeenten boven de 100.000 inwoners hebben in de regel voldoende aanbestedingen om zelf voldoende Past Performance data op te bouwen. Heb je als overheid minder aanbestedingen per jaar? Maak dan afspraken met omliggende gemeenten om Past Performance informatie regionaal te delen.

Een prachtig voorbeeld van een klant van ons die regionaal gegevens deelt zijn de Drechtsteden: 7 gemeenten rondom Dordrecht delen daar regionaal de prestaties van aannemers en hanteren een uniforme groslijst-systematiek.

Tip 3: Zet prestatiemeten of Past Performance in. Doe dat bij voorkeur als je start met een groslijst-systematiek. Het helpt om prestaties echt te gaan meten.

Valkuil 4: Te weinig ruimte voor het selecteren van de meest geschikte aannemer

De laatste jaren is er door de opkomst van Best Value, het gedachtegoed van prof. Dean Kashiwagi, veel aandacht voor het selecteren van de expert. Dit ogenschijnlijk simpele inzicht is extreem belangrijk voor een lekker lopend project. Immers, een expert behoeft minder controle, is vaak zelfs goedkoper omdat hij zijn taken en risico’s goed beheerst en voert de taak ook nog eens sneller uit dan iemand met minder kennis en ervaring.

Een groot probleem in Nederland is dat we ons bij het selecteren van de expert blind staren op EMVI. Met uitgewerkte inschrijvingsleidraden en gunningscriteria proberen we het beste uit de markt te halen. Aan de stap daarvoor: wie laten we überhaupt een aanbieding doen, wordt in de regel veel te weinig aandacht besteed.

Groslijsten lijken in eerste instantie tegenstrijdig met het gedachtegoed van prof. Kashiwagi. Er mogen immers bedrijven die aan minimale competenties voldoen meedingen naar opdrachten. Voor ‘standaard’ werk voldoet het systeem van minimale competenties in combinatie met prestatiemeten uitstekend. Maar voor de projecten waar specifieke vaardigheden worden geëist op proces of product is wat extra’s nodig. Ik ben een groot voorstander van de nadere selectie binnen een groslijst.

Een voorbeeld: Als gemeente heb je een groslijst voor aanleg van riolering. Wanneer je nu een complexe put of riolering in verontreinigd grondwater hebt, zit je niet te wachten op een aannemer die alleen wat rechte strengen van een riool rond 300 heeft aangelegd bij een bouwrijpbestek. In dat geval vraag je binnen de groslijst ‘riolering’ of en in hoeverre de bedrijven aantoonbaar beschikken over de aanvullende competenties voor het realiseren van dat specifieke project. Zeker wanneer die bedrijven beschikken over prestatie-informatie die betrekking heeft op het eerder uitgevoerde werk geeft dat de zekerheid dat je de beste partij selecteert. Op deze manier kun je groslijsten ook wat algemener houden en hoef je niet te veel gedetailleerde groslijsten aan te maken. Bij groslijsten voor ingenieursdiensten pas ik de nadere selectie veelvuldig toe.

Tip 4: Selecteer binnen een groslijst zelf. Zeker voor projecten waar specifieke kennis en vaardigheden vereist zijn. Op deze wijze kun je de groslijsten ook wat generieker houden.

Valkuil 5: Grote verschuiving in omzetverdeling bij huidige aannemers

Misschien wel de meest waardevolle tip die ik je kan geven is als je gaat werken met groslijsten: ‘voorkom een schoksgewijze overgang’. In de wetenschap dat de meeste aannemers voor hun opdrachten voor 80% afhankelijk zijn van lokale overheden is het zorgvuldig overgaan van de huidige situatie naar de nieuwe ongelofelijk belangrijk. Ik heb schrijnende voorbeelden gezien van ‘huisaannemers’ die bij een grote gemeente 60% van hun omzet behaalden en waarbij dat in een jaar tijd daalde naar zo’n 20%. Dat kan zo’n lokaal bedrijf de kop kosten en dat is wel het laatste wat we met elkaar willen.

Om dit te voorkomen, adviseer ik je om een analyse te doen van het aantal opdrachten per aannemer die ze nu bij jullie verkrijgen en het aandeel daarvan in hun totale omzet. Vervolgens kun je met de nieuwe systematiek een voorspelling doen om te kijken wat de impact zal worden. Wanneer de impact voor bepaalde bedrijven groot is, adviseer ik om een tussenfase in te lassen om te zorgen voor een vloeiende overgang van oud naar nieuw. Dat kan bijvoorbeeld door wel groslijsten te hanteren en prestatiemeten toe te passen maar nog geen gebruik te maken van selectie-systematieken zoals roulatie, ranking of gewogen loting. Een andere manier is om in de eerste periode van bijvoorbeeld 1 of 2 jaar nog een relatief groot aandeel van de partijen handmatig te selecteren en maar een enkele partij met loting, roulatie of ranking te selecteren.

Een laatste advies is: betrek de aannemerij en de brancheorganisatie bij jullie initiatieven. Natuurlijk beslis je zelf  als overheid hoe je je tot selectie komt, maar door de markt tijdig te betrekken wordt de systematiek evenwichtiger en de acceptatie groter.

Tip 5: Voer een groslijst-systematiek geleidelijk in. Kijk goed welke impact het werken met de systematiek gaat hebben. En wil je draagvlak creëren betrek dan de markt op tijd.